Prüfkatalog auf dem Tablet, Bewertung und Maßnahme im selben Vorgang, Bericht auf Knopfdruck. Was heute zwischen Klemmbrett, Excel-Datei und Mailverlauf verteilt liegt, steht danach an einer Stelle. Ein Audit steht und fällt mit dem Nachweis, und genau dort setzt firstaudit an.
Entwickelt und betrieben von der reinstil GmbH & Co. KG in Mainz. Lizenz, Einführung, Schnittstellen und Support kommen aus einem Haus.
Der Nachweis, der im Audit fehlt
Die Prüfung selbst ist selten das Problem. Es kommt elf Monate später, wenn der Auditor nach dem Nachweis für eine Abweichung fragt, die beim letzten Mal beanstandet wurde. Das Protokoll liegt in einem Ordner, das Foto auf dem Handy eines Kollegen, und ob die Maßnahme jemals umgesetzt wurde, weiß niemand sicher.
firstaudit hält Prüfung, Feststellung, Maßnahme und Nachweis an einem Vorgang zusammen. Was dokumentiert wurde, bleibt auffindbar. Was offen ist, bleibt sichtbar, auch nach dem Schichtwechsel und nach dem Personalwechsel.
Das gilt nicht nur für Audits. Wartungsprotokolle, Wareneingangskontrollen und Sicherheitsbegehungen folgen einer anderen Logik als eine Normprüfung, bestehen technisch aber aus denselben Bausteinen: Fragenkatalog, Prüfobjekt, Termin, Ergebnis, Maßnahme. Der Unterschied liegt in der Vorlage, nicht in der Software.
firstaudit in 2 Minuten:
Schnell erklärt
firstaudit hält Prüfkatalog, Feststellung, Maßnahme und Nachweis in einem Vorgang zusammen. Das Video zeigt einen kompletten Durchlauf, vom Katalog im Browser bis zum fertigen Auditbericht.
Lieber an Ihrem eigenen Prozess sehen? Im Termin bauen wir eine Ihrer Prüflisten nach, mit Ihren Prüfpunkten und Ihrem Bewertungsschema.
Das Auditjahr in einem System
Ein Auditprogramm ist eine Jahresplanung, kein Einzeltermin. Sie legen es einmal an, danach laufen die Termine, ohne dass jemand sie in einer Excel-Datei nachhält.
1 Programm anlegen
Audits über das Jahr verteilen, nach Standort, Bereich, Norm oder Turnus. Wiederkehrende Prüfungen wiederholen sich automatisch.
2 Termin vorbereiten
Fragenkatalog zuweisen, Auditor und auditierten Bereich festlegen, Unterlagen anhängen.
3 Vor Ort prüfen
Auf Tablet oder Smartphone, mit oder ohne Netz. Antworten, Messwerte, Fotos und Unterschrift hängen am jeweiligen Prüfpunkt.
4 Feststellungen bewerten
Abweichungen einstufen und gewichten, mit einem Ergebnis, das sich über Bereiche und Jahre hinweg vergleichen lässt.
5 Maßnahmen verfolgen
Jede Abweichung bekommt einen Verantwortlichen und eine Frist. Offene Punkte stehen in einer Liste, nicht in einer Mailkette.
6 Wirksamkeit prüfen
Beim nächsten Termin ist hinterlegt, was zuletzt beanstandet und was daraufhin getan wurde.
Zwischen zwei Audits ist das System nicht leer. Fristen, Zuständigkeiten und offene Punkte stehen dort das ganze Jahr, und genau daraus entsteht der Nachweis, den Sie im nächsten Termin brauchen.
Fragenkataloge bauen Sie selbst
Der Katalog entsteht im Browser, per Baukasten, ohne Programmierung. Für einen ersten Prüfablauf brauchen Sie dafür kein Einführungsprojekt und keine Beratungstage vorweg.
- ✓Vorhandene Excel-Listen, Word-Dokumente und PDF-Prüfpläne importieren, ein Foto der Papierliste genügt ebenfalls als Ausgangspunkt
- ✓Feldtypen für Auswahl, Bewertung, Messwert mit Toleranzgrenze, Foto, Video, Unterschrift, Barcode und Geokoordinate
- ✓Bedingte Fragen blenden nur ein, was im konkreten Fall gilt, statt den Prüfer durch alle Varianten zu schicken
- ✓Pflichtfelder lassen sich nicht überspringen, bei einem negativen Ergebnis ist eine Maßnahme erzwingbar
- ✓Vorlagen sind versioniert und werden freigegeben, die alte Fassung ist auf allen Geräten sofort ersetzt
Wie lange der Aufbau dauert, entscheidet der Katalog. Eine kurze Prüfliste ist schnell importiert. Abläufe mit vielen Bedingungen, mehrstufigen Freigaben und einem eigenen Bewertungsschema brauchen Vorbereitung, dafür planen Sie besser einige Wochen ein.
Welche Audits Sie mit firstaudit abbilden
Die Auditart bestimmt den Fragenkatalog, das Bewertungsschema und den Bericht, nicht die Software dahinter. Für die gängigen Arten liegen Vorlagen bereit, die Sie an Ihre eigenen Prüfpunkte anpassen.
Fehlt Ihre Auditart, ist das kein Sonderfall. Jeder Katalog wird ohnehin aus Ihren Prüfpunkten aufgebaut.
Normen und Regelwerke
ISO 19011 gibt den Rahmen für den Auditablauf vor, daran orientiert sich der Zyklus in firstaudit. Die fachlichen Anforderungen hinterlegen Sie im jeweiligen Fragenkatalog.
- ✓ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001
- ✓IATF 16949 und VDA 6.3 in der Automobilzulieferung
- ✓HACCP, IFS und BRC in der Lebensmittelproduktion
- ✓Interne Vorgaben, Kundenanforderungen und Werksstandards
firstaudit prüft nicht selbst gegen eine Norm. Es sorgt dafür, dass die Nachweise vollständig, datiert und zuordenbar vorliegen, wenn jemand danach fragt.
Geprüft wird überall, nur selten nach demselben Katalog
Eine Hygienekontrolle in der Lebensmittelproduktion hat mit einem Erstmusterprüfbericht beim Zulieferer wenig gemeinsam, und beide wieder wenig mit der Abnahme auf einer Baustelle. Weil der Fragenkatalog in firstaudit aus Ihren eigenen Prüfpunkten entsteht, ist keine dieser Branchen ein Sonderfall.
Der Zuschnitt entsteht über die Vorlage, nicht über eine Branchenversion der Software. Ein Standardkatalog lässt sich einmal aufsetzen und anschließend über mehrere Werke und Standorte hinweg wiederverwenden, mit lokalen Abweichungen dort, wo sie nötig sind.
Aus der Feststellung wird eine Maßnahme
An dieser Stelle laufen Auditprogramme auseinander. Der Bericht ist fertig, die Abweichung steht darin, und dann liegt sie, bis dieselbe Abweichung im nächsten Jahr erneut auffällt.
In firstaudit wird jede Feststellung zu einem Vorgang mit Verantwortlichem, Frist und Status. Bei einem negativen Prüfergebnis lässt sich die Maßnahme in der Vorlage als Pflichtfeld hinterlegen, der Prüfer kann den Punkt also nicht ohne Eintrag schließen.
Die QM-Leitung sieht alle offenen Punkte über alle Bereiche in einer Ansicht, samt fälliger und überfälliger Fristen. Daraus wird auch sichtbar, welcher Prüfpunkt an welchem Standort immer wieder auffällt. Diese Zahlen entstehen nebenbei und nicht in einer gesonderten Erhebung.
Der Bericht entsteht mit der Prüfung
Sobald der letzte Punkt beantwortet ist, steht das Protokoll. Antworten, Messwerte, Fotos, Kommentare, Bewertung und Maßnahmenliste sind darin enthalten, im Layout Ihres Hauses. Nachträgliches Zusammensuchen entfällt.
Unterschrieben wird direkt auf dem Gerät, die Unterschrift steht im Bericht. Wo eine rechtssichere Signatur gefordert ist, lässt sich DocuSign anbinden. Export als PDF, XML, CSV oder RTF, dazu ein vollständiger Datenexport, wenn die Ergebnisse in ein anderes System sollen.
Jede Eingabe trägt Zeitstempel, Gerät und Person. Der Änderungsverlauf bleibt lückenlos, auch bei nachträglichen Korrekturen. Einzelne Protokolle lassen sich für ein Kundenaudit freigeben, ohne Zugriff auf das ganze System zu öffnen.
Wo Ihre Daten liegen, entscheiden Sie
Für den Betrieb haben Sie die Wahl, und in regulierten Branchen ist das die Frage, die vor allen anderen geklärt sein muss. Vor Ort arbeitet die App unabhängig davon: Der Auftrag wird einmal mit Verbindung abgerufen, danach läuft die Prüfung vollständig offline und gleicht sich ab, sobald das Gerät wieder Netz hat.
Cloud in Deutschland
Betrieb in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum, verschlüsselte Übertragung, Verarbeitung nach DSGVO.
Eigener Server
Installation im eigenen Haus, ab 50 Benutzern. Die Daten verlassen Ihr Netz nicht.
Schnittstellen
Stammdaten zu Anlagen, Standorten und Lieferanten aus SAP oder Ihrem führenden QM-System übernehmen, Ergebnisse zurückgeben.
Welche Variante passt, entscheiden meist Ihre internen Vorgaben und nicht die Technik. Fehlt eine Standardschnittstelle, entwickeln wir sie selbst, statt sie an Dritte zu vergeben.
Funktionen entlang des Auditablaufs
Die Übersicht folgt dem Weg eines Audits, von der Jahresplanung bis zur Auswertung. Wenn Sie eine Funktion suchen und sie hier nicht finden, fragen Sie danach. Vieles wird über die Vorlage abgebildet und taucht deshalb nicht als eigener Menüpunkt auf.
Planung und Programm
- ✓Auditprogramm über das Jahr, nach Standort, Bereich oder Norm
- ✓Einzeltermine und wiederkehrende Termine mit festem Turnus
- ✓Stammdaten für Prüfobjekte, Standorte, Bereiche und Lieferanten
- ✓Zuweisung von Auditor und auditiertem Bereich
- ✓Nachaudits mit Bezug auf den Vorgängertermin
Prüfkataloge
- ✓Aufbau im Browser per Baukasten, ohne Programmierung
- ✓Import aus Excel, Word und PDF, auch aus dem Foto einer Papierliste
- ✓Freie Kapitelstruktur, Bewertungsskalen je Katalog
- ✓Messfelder mit Sollwert und Toleranzgrenze
- ✓Bedingte Fragen, Pflichtfelder, erzwungene Maßnahme bei negativem Ergebnis
- ✓Versionierung mit Freigabe, Änderungsprotokoll je Vorlage
- ✓Mehrsprachige Kataloge für internationale Standorte
Durchführung vor Ort
- ✓App für iOS, Android und Windows, dazu Bearbeitung im Browser
- ✓Vollständig offline, Abgleich sobald Verbindung besteht
- ✓Foto und Video direkt am Prüfpunkt
- ✓Spracheingabe für Kommentare, wenn die Hände nicht frei sind
- ✓Barcode- und QR-Scan zur Identifikation des Prüfobjekts
- ✓Unterschrift auf dem Gerät, DocuSign anbindbar
- ✓Zugriff auf hinterlegte Dokumente und Handbücher
Feststellungen und Maßnahmen
- ✓Jede Abweichung wird zum Vorgang mit Verantwortlichem und Frist
- ✓Statusverfolgung über alle Bereiche und Standorte in einer Ansicht
- ✓Benachrichtigung an den Zuständigen
- ✓Wiedervorlage beim Folgeaudit samt Historie
- ✓Änderungsprotokoll je Maßnahme, lückenlos nachvollziehbar
Berichte und Auswertung
- ✓Bericht entsteht automatisch beim Abschluss der Prüfung
- ✓Berichtsvorlage im Layout Ihres Hauses
- ✓Export als PDF, XML, CSV und RTF, vollständiger Datenexport nach Excel
- ✓Kennzahlen je Prüfpunkt, Bereich, Standort und Zeitraum
- ✓Filter und anpassbare Listenansichten
- ✓Freigabe einzelner Protokolle für ein Kundenaudit
Verwaltung und Anbindung
- ✓Rollen und Rechte je Nutzer, Bereich und Standort
- ✓Lizenz ab fünf Nutzern, Vergabe in Fünferschritten
- ✓Betrieb in deutscher Cloud oder auf eigenem Server
- ✓Schnittstellen zu SAP und vorhandenen QM- und CAQ-Systemen
- ✓Eigene Begriffe für Objekte und Felder, passend zu Ihrer Werkssprache
Nicht jede dieser Funktionen brauchen Sie am ersten Tag. Der übliche Weg führt über einen Prüfkatalog, der sauber läuft, und danach über die Bereiche, in denen sich der Aufwand am schnellsten bemerkbar macht.
firstaudit oder flowdit
Beide Produkte kommen aus unserem Haus, der Unterschied liegt in der Architektur. firstaudit ist auf Prüfkataloge und Protokolle ausgelegt, flowdit auf den operativen Prozess drumherum, mit Anlagenbezug, Workflow-Builder und Werkerführung über mehrere Werke hinweg.
Liegt Ihr Schwerpunkt auf Audits, Prüfungen und Nachweisführung, sind Sie hier richtig. Sollen Prüfung, Wartung und Werkerführung in einem System zusammenlaufen, führt der Weg zu flowdit. Welches der beiden passt, klären wir im Erstgespräch, bevor Sie sich festlegen.
Bewährt im Arbeitsalltag unserer Kunden
ADAC: massive Zeiteinsparung durch mobile Qualitätssicherung in 300 Reisebüros
firstaudit leistet in den ADAC-Reisebüros vor Ort die Datenerfassung und auch die spätere Auswertung. Der zuständige Qualitätsmanager erkennt klar: „Mit der firstaudit Audit-App gelang ein entscheidender Beitrag zur Zeiteinsparung, Qualitätssicherung und -optimierung beim ADAC.“
SPRELA: merkliche Steigerung der Produktqualität durch finale Produktkontrolle mit firstaudit
SPRELA setzt firstaudit in der Qualitätssicherung bei der Herstellung dekorativer Schichtstoffe ein. Mit digitalen Checklisten bzw. digitalen Prüfplänen dokumentiert SPRELA die Fertigteil-Inspektion. Mit der finalen Produktkontrolle mittels firstaudit konnte das Unternehmen seine Produktqualität „merklich steigern“.
50 % Kosteneinsparung bei deutschem Pharmakonzern durch firstaudit
Die Quality Unit eines führenden Pharmakonzerns in Deutschland sichert mithilfe von firstaudit die Qualität der Produktion. Speziell für die Dokumentation von Rundgängen haben wir unsere App firstaudit auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst. Die zuständige Qualitätsmanagerin zeigte sich mit der 50-prozentigen Einsparung von Zeit- und Kosten sehr zufrieden.
IGT: deutliche Erhöhung der Prozessqualität mit firstaudit
Die Inbetriebnahmegesellschaft Transporttechnik mbH (IGT) setzt firstaudit bei der Überprüfung von Schienenfahrzeugen ein. Über die Fachabteilung „Fahrzeugtechnik“ werden mit der Audit-App fertigungsbegleitende Prüfungen der Schienenfahrzeuge durchgeführt. Die Quickwins überzeugten schnell, eine Erweiterung von firstaudit steht bereits an.
Baumarktdienstleister modulconcept reduziert administrativen Aufwand um 25-30 %
Modulconcept ist für Baumärkte in den Bereichen Markteinrichtung und Aktualisierung der Lieferanten-Sortimente sowie in der Außendienstbetreuung tätig. Mit firstaudit erhöht modulconcept die Performance seiner Organisation. Dabei reduziert der Einsatz von firstaudit den administrative Aufwand um 25 – 30 %.
Internationale Maschinenkontrollen und Probendokumentation in der Fruchtsaftherstellung
SGF International e.V. (SGF) setzt firstaudit für digitale Kontrollen in der Fruchtsaftherstellung ein. Bei der Fertigungs-Kontrolle ermöglicht die Audit-App die Überwachung von Abfüllmaschinen und das Dokumentieren von Fruchtsaft-Proben. Der technische Leiter sieht als Ursache für die immense Zeitersparnis auch die Tatsache, dass firstaudit in über 50 Ländern eingesetzt wird.
Durchgängige Digitalplattform für die Inspektion des Umgangs mit Arznei- und Betäubungsmitteln
Bei regelmäßigen Inspektionen in Arzt- und Zahnarztpraxen, Apotheken und Drogerien wird der Verkehr sowie die Entsorgung von Arznei- und Betäubungsmitteln geprüft. Die Institutionen unterliegen dabei strengen Richtlinien. Firstaudit wurde als die Lösung gewählt, welche die bisherigen Insel-Lösungen vereint und sogar Foto-Dokumentationen integriert. Neben massiven Zeiteinsparungen in den Arbeitsabläufen steigt hier auch die Transparenz in den Dokumentationen.
SEKA: 80 % Zeiteinsparung durch neue Transparenz der Nutzfahrzeugvermietung
SEKA Nutzfahrzeuge setzt firstaudit im Management zur Übergabe von vermieteten Fahrzeugen ein. Die App fördert hier nicht nur die Eigenverantwortung der Mitarbeiter – firstaudit bietet sowohl dem Unternehmen wie dem Kunden eine völlig transparente Sicht auf Prozesse. Die erzielten Verbesserungen in den Arbeitsabläufen mündeten in Zeiteinsparungen von 80 %.
Digitale Rückverfolgbarkeit bei Arbeits- und Brandschutz in der Automobilindustrie
Digitale Kontrollgänge werden in der Automobilindustrie durch den mobilen Einsatz von firstaudit möglich. Ein großer deutscher Automobilhersteller mit konzerneigener Vertriebsstruktur setzt die firstaudit-App zur Durchführung von Begehungen im Bereich Arbeits- und Brandschutz ein. So wurde erstmalig die leichte digitale Zusammenführung der erhobenen Dokumentationsdaten möglich. Erhebliche Zeiteinsparungen waren die natürliche Folge.
Seit 2015, direkt vom Hersteller
firstaudit ist aus der Individualentwicklung entstanden. Wir haben jahrelang Prüf- und Dokumentationsanwendungen für einzelne Kunden gebaut, bis sich dieselben Anforderungen so oft wiederholten, dass daraus 2015 ein Produkt wurde.
Entwicklung, Betrieb und Support liegen bei der reinstil GmbH & Co. KG in Mainz. Es gibt kein Vertriebsnetz dazwischen. Wer anruft, spricht mit jemandem, der das Produkt kennt, und eine Anpassung ist bei uns eine Aufgabe für die eigene Entwicklung statt ein Ticket an einen fremden Hersteller.
Mit unseren Produkten arbeiten über 1.000 Industriekunden in mehr als 50 Ländern, vom einzelnen Prüfplatz bis zum Werksverbund.
Fragen zu firstaudit
Was ist firstaudit?–
firstaudit ist eine Auditmanagement Software für Prüfkataloge, Audits, Inspektionen und Wartungsprotokolle. Kataloge werden im Browser erstellt, geprüft wird mobil auf Tablet oder Smartphone, Auswertung und Maßnahmenverfolgung laufen im Portal. Hersteller ist die reinstil GmbH & Co. KG mit Sitz in Mainz.
Welchen Teil des Auditprozesses deckt firstaudit ab?+
Den gesamten Zyklus: Auditprogramm über das Jahr, Terminplanung und Zuweisung der Auditoren, Durchführung vor Ort, Bewertung der Feststellungen, Maßnahmenverfolgung mit Fristen und die Wirksamkeitsprüfung beim Folgeaudit. Die Erfassung ist dabei ein Schritt von mehreren, nicht der Umfang des Systems.
Deckt firstaudit auch Wartung und Instandhaltung ab?+
Ja. Wartungsprotokolle laufen als wiederkehrende Prüfaufträge mit Termin, Prüfobjekt, Messwerten und Nachweis. Soll die Wartung darüber hinaus mit Fälligkeiten, Zählerständen und Ersatzteilbezug am Anlagenstamm hängen, ist flowdit die passendere Wahl.
Können bestehende Excel- und Papierformulare übernommen werden?+
Ja. Excel-Listen, Word-Dokumente und PDF-Prüfpläne lassen sich importieren, ebenso ein Foto einer Papierliste. Das Ergebnis ist eine Vorlage, die anschließend im Baukasten angepasst wird.
Was passiert, wenn vor Ort kein Netz verfügbar ist?+
Der Auftrag wird einmal mit Verbindung abgerufen und danach vollständig offline bearbeitet. Sobald das Gerät wieder online ist, gleicht die App automatisch ab und versendet die fertigen Protokolle.
Welche Nachweise entstehen für Zertifizierungen?+
Jede Eingabe trägt Zeitstempel, Gerät und Person. Aus dem abgeschlossenen Vorgang entsteht ein Protokoll mit Antworten, Fotos, Messwerten, Bewertung und Unterschrift, dazu ein lückenloser Änderungsverlauf. Damit lassen sich Anforderungen aus ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und IATF 16949 belegen.
Welche Schnittstellen zu ERP- und QM-Systemen gibt es?+
Stammdaten zu Anlagen, Standorten und Lieferanten werden aus dem führenden System übernommen, Ergebnisse und Maßnahmen gehen dorthin zurück. Typisch sind ERP-Systeme wie SAP, vorhandene CAQ- und QM-Lösungen sowie die Lieferantenverwaltung. Die Schnittstellen entwickeln wir selbst, auch dort, wo kein Standardkonnektor existiert.
Läuft firstaudit auf eigenen Servern?+
Ja. Neben dem Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum ist eine Installation im eigenen Haus möglich, ab 50 Benutzern.
Ist die Unterschrift auf dem Gerät rechtssicher?+
Die Unterschrift wird direkt auf dem Gerät geleistet und erscheint im Bericht. Wo eine qualifizierte elektronische Signatur gefordert ist, lässt sich DocuSign anbinden.
Ab wie vielen Nutzern ist firstaudit sinnvoll?+
Der Einstieg ist ab fünf Nutzern möglich, vergeben wird in Fünferschritten. Damit ist ein Pilot in einer einzelnen Abteilung realistisch, bevor weitere Bereiche und Standorte dazukommen.
Was kostet firstaudit?+
Die Lizenz richtet sich nach Nutzerzahl und Funktionsumfang. Einführung, Vorlagenaufbau und Schnittstellen werden je nach Umfang separat kalkuliert.
Wie schnell ist ein Team produktiv?+
Das hängt vom Katalog ab. Eine kurze Prüfliste ist kurzfristig einsatzbereit. Abläufe mit vielen Bedingungen, Bewertungsschemata und Freigabestufen brauchen Abstimmung mit Ihren Fachverantwortlichen, dafür sind einige Wochen realistisch.
Starten Sie mit einem Audit, nicht mit einem Rollout
Wählen Sie ein Audit aus Ihrem Programm, dessen Nachweisführung heute am meisten Aufwand kostet. Wir setzen den Katalog dafür gemeinsam mit Ihren Fachverantwortlichen auf und lassen ihn einen Zyklus lang laufen. Danach entscheiden Sie über den nächsten Bereich, auf Grundlage eigener Zahlen statt einer Präsentation.
reinstil GmbH & Co. KG, Dekan-Laist-Straße 17, 55129 Mainz