Arbeitsanweisungen mithilfe von Software erstellen

Jeder Arbeitgeber wünscht sich arbeitnehmerfreundliche und komplikationslose Arbeitsabläufe. Um das zu erreichen, sollten sich jede Person und jeder Bereich der Organisation ihrer Aufgaben bewusst sein. Dies ist ein Thema, das sich mit Anweisungen effizient angehen lässt. Der Arbeitgeber legt seinen Mitarbeitern detaillierte und rechtsverbindliche Beschreibungen ihrer Aufgaben nahe. Die Sache bedarf einer gewissen Raffinesse. Denn es gilt, viele Dinge bei einer Arbeitsanweisung zu berücksichtigen. Üblicherweise werden die Fragen nach dem wer, was, womit und wie mit den entsprechenden Antworten beantwortet.

Arbeitsanweisungen sind ein wichtiger Bestandteil im unternehmerischen Alltag und können nicht weggelassen werden. Neue Mitarbeiter müssen sich mit Software, Arbeitsprozessen, Schnittstellen, Qualitätsanspruch und vielen anderen Dingen vertraut machen. Eine schriftliche Dokumentation oder Arbeitsanweisung erleichtert es dem neuen Mitarbeiter, die wesentlichen Arbeitsschritte vollständig zu erfassen. Sicherlich verfügen Ihre „alten“ Mitarbeiter über das nötige Wissen, um es dem neuen Mitarbeiter weiterzugeben. Eine mündliche Einweisung, Unterrichtung oder Arbeitsanweisung ist wichtig und sinnvoll. Sie ist jedoch selten komplett. Es bleibt nicht aus, dass etwas vergessen oder unvollständig weitergegeben wird.

Warum ist eine Arbeitsanweisung wichtig?

Eine Arbeitsanweisung ist eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung der anfallenden Arbeiten und Prozesse. Sie schafft Sicherheit und stellt das gewünschte Servicelevel beziehungsweise Qualitätsstandard sicher. Wie oben aufgezeigt, ist sie hilfreich bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es profitieren jedoch auch gestandene Arbeitskräfte. Denn erfahrene Mitarbeiter können Arbeitsanweisungen als eine Art Nachschlagewerk nutzen. Das gilt sowohl für handwerkliche oder industrielle Produktion als auch für den Bereich Dienstleistung sowie Verwaltung. Sie sind Grundlage für ein reibungsloses Ineinandergreifen vieler Arbeitsschritte.

Warum sind Arbeitsanweisungen wichtiger denn je?

Individualisierte Produkte liegen im Trend. Losgröße 1 ist eine Herausforderung in der Produktion. Mit dem Grad der Individualisierung steigt die Fehleranfälligkeit. Einzelne Bestandteile des Produktionsprozesses unterliegen ständigen Veränderungen. Mit Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten lässt sich dieser Herausforderung begegnen. Damit weiß der Mitarbeiter, welche Arbeitsschritte für das Produkt ausgeführt werden. Es wird nichts vergessen oder zu viel hinzugefügt – auch das gibt es.

Flexibel agieren durch Arbeitsanweisungen

Vielleicht klingt es ein wenig paradox, aber Arbeitsanweisungen ermöglichen Flexibilität. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels helfen solche Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten, angelernte Mitarbeiter schnell in die Produktion zu integrieren. Oder auch Mitarbeiter verschiedenen Bereichen einzusetzen, obwohl dies nicht exakt den Kernkompetenzen des einzelnen Mitarbeiters entspricht. Damit kann das Unternehmen flexibel auf Marktgegebenheiten reagieren.

Arbeitsanweisung richtig erstellen

Vorher muss natürlich eine Arbeitsanweisung erstellt werden. Am besten erledigt dies ein qualifizierter und erfahrener Mitarbeiter. Dieser muss mit dem Prozess vertraut sein. Ebenso empfiehlt es sich, die Qualitätssicherung mit in die Erstellung einer Arbeitsanweisung einzubinden. Was die Form der Arbeitsanweisung betrifft, sollte jedes Unternehmen seinen eigenen „Stil“ finden. Also einheitliche Formate, Aufbau, Text, Wording, Bildsprache, Einbindung von Piktogrammen und Videos. Das sichert Lerneffekte und die Mitarbeiter entwickeln Routine im Interpretieren der Arbeitsanweisung.

Arbeitsanweisung auf Papier oder via Software erstellen?

Es ist daher sinnvoll, eine globale Vorlage zu erstellen, die in unterschiedlichen Unternehmensbereichen verwendet werden kann. Wir empfehlen die Verwendung eines elektronischen, papierlosen, softwarebasierten Systems. Papierbasierte Arbeitsanweisungen und Checklisten sind nicht immer zielführend und führen oft zu Problemen. Arbeitsanweisungen müssen sich an veränderte Prozessabläufe anpassen. Wer garantiert bei der Papierlösung, dass es nicht noch alte und somit falsche Arbeitsanweisungen gibt? Unregelmäßigkeiten sind in der Dokumentation nicht auszuschließen. Die Beseitigung dieser Mängel ist mit viel Aufwand verbunden. Stichwort „Listen einpflegen“. Eine digitale Lösung ist die einzige Möglichkeit, um in Echtzeit über Qualität, Stand der Produktion und dergleichen zu verfügen. Gerne beraten wir Sie, wie Sie Ihre Arbeitsanweisungen mit unserer Software firstaudit digitalisieren können.